Datenschutzerklärung
Diese Erklärung gilt für die internen Anwendungen des IBV (Stundenerfassung, Honorar, Projekte, Mitarbeiter und die Übersicht der Apps). Für unsere Website gilt die Datenschutzerklärung unter www.ibv-hd.de/datenschutz.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
IBV Defièbre – Stefan • Beratende Ingenieure PartG mbB
Im Bieth 16
69124 Heidelberg
Deutschland
Telefon: +49 6221 3437-0
E-Mail: info@ibv-hd.de
Website: www.ibv-hd.de
Vertreten durch die Partner:
Dipl.-Ing. (FH) Dietmar Defiebre
Dipl.-Ing. (FH) Andreas Stefan
B.Sc., B.Eng. Manuel Defiebre
M.Sc. Tim Stefan
2. Zweck der Anwendungen
Die Anwendungen stehen nur Beschäftigten des IBV zur Verfügung. Sie dienen der Erfassung der Arbeitszeit (gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung), der Zuordnung von Arbeitsstunden zu Projekten, Leistungsphasen und Gewerken sowie der Erstellung von Honorarangeboten und Rechnungen.
Welche Daten zu Ihrer Person im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wofür und wie lange, erfahren Sie in der gesonderten Information für Beschäftigte.
3. Hosting und Server-Logfiles
Die Anwendungen laufen auf einem gemieteten Server bei:
IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Deutschland
Beim Aufruf werden durch den Webserver technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse des zugreifenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge sowie verwendeter Browser.
Die Verarbeitung ist erforderlich, um einen sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Anwendungen.
Der Hostinganbieter verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrages über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
4. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Die Anwendungen nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt.
5. Anmeldung über Microsoft 365
Sie melden sich mit Ihrem IBV-Konto bei Microsoft 365 an (Microsoft Entra ID). Dabei übermittelt Microsoft an die Anwendung Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Sie Ihrem Mitarbeiterkonto zuordnen können. Ein eigenes Passwort für die Anwendungen gibt es nicht.
Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Während der Anmeldung setzt Microsoft auf seinen eigenen Seiten Cookies; dafür gelten die Datenschutzhinweise von Microsoft.
Die Stundenerfassung liest außerdem Termine aus Ihrem eigenen Outlook-Kalender und zeigt sie in „Mein Tag“ als Vorschläge an. Die Termine werden nicht gespeichert. Sie können diese Funktion unter „Mein Konto“ abschalten. Benachrichtigungen per E-Mail verschickt die Anwendung über das Postfach zeit@ibv-hd.de in Microsoft 365; welche Sie erhalten, stellen Sie ebenfalls unter „Mein Konto“ ein.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Unternehmen der Microsoft-Gruppe in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework sowie, soweit erforderlich, auf weitere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.
6. Cookies und Speicher im Browser
Die Anwendungen verwenden nur technisch notwendige Cookies und Einträge im Speicher Ihres Browsers. Es gibt keine Werbe-, Statistik- oder Analyse-Cookies, kein Tracking und keine eingebundenen Dienste Dritter (keine externen Schriftarten, Karten oder Videos).
| Name | Art | Zweck | Dauer |
|---|---|---|---|
sessionid | Cookie | hält Sie nach der Anmeldung angemeldet | bis zum Abmelden, höchstens 2 Wochen |
csrftoken | Cookie | schützt Formulare vor Missbrauch durch fremde Seiten | 1 Jahr |
messages | Cookie | zeigt Meldungen wie „Gespeichert“ nach dem Speichern an | bis zur nächsten Seite |
thema | Browser-Speicher | Ihre Wahl der Darstellung hell oder dunkel | bis Sie es ändern |
| Stoppuhr | Browser-Speicher | Einstellungen und Pausen-Hinweise der Stoppuhr (werden nicht an den Server gemeldet) | bis Sie es ändern |
honorar-projekte-zuletzt | Browser-Speicher | zuletzt geöffnete Projekte im Honorar | bis Sie es löschen |
cookie-hinweis | Browser-Speicher | merkt sich, dass Sie den Cookie-Hinweis gelesen haben | bis Sie es löschen |
Die Speicherung bzw. der Zugriff auf diese Informationen ist für die von Ihnen genutzten Funktionen unbedingt erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Sie können Cookies und den Browser-Speicher jederzeit in Ihrem Browser löschen; danach müssen Sie sich neu anmelden.
7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben;
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.
Für die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät bzw. den Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen gelten ergänzend die Regelungen des § 25 TDDDG.
8. Empfänger personenbezogener Daten
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung besteht oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Werden Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
9. Speicherdauer
Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, werden die betreffenden Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt oder erfordert.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
- Recht auf Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
- Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO sowie
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Der Widerruf einer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI Baden-Württemberg)
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Unabhängig davon können Sie sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
12. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn Änderungen der Anwendungen, der eingesetzten Dienste oder der gesetzlichen Anforderungen dies erforderlich machen.
Stand: November 2026